Seja no trabalho ou na vida pessoal, manter-se organizado pode ser um grande desafio. O tempo parece voar e, muitas vezes, sentimos que não conseguimos realizar todas as tarefas que precisamos. É aí que entra o planner, uma ferramenta que tem ganhado cada vez mais espaço entre aqueles que buscam mais produtividade e organização.
Mas o que é um Planner? É uma agenda personalizada, que permite que você organize sua vida da maneira que preferir. Ele pode ser utilizado para planejar tarefas diárias, semanais, mensais ou até mesmo anuais, além de ajudar a acompanhar o progresso de projetos e metas.
Sabemos que manter-se organizado é fundamental para ser mais produtivo e alcançar seus objetivos. Com uma rotina bem planejada e organizada, você pode otimizar seu tempo e ter clareza sobre o que precisa ser feito, reduzindo o estresse e a procrastinação. É por essas razões que vamos dar algumas dicas sobre como usar melhor o seu planner. Seguindo essas dicas, você pode maximizar sua produtividade e alcançar seus objetivos com mais eficiência.
Neste guia, utilizaremos como referência um planner semanal da marca Cícero. No entanto, é importante ressaltar que as dicas aqui apresentadas podem ser aplicadas em qualquer tipo de planejador que você esteja utilizando. Portanto, não se preocupe se o seu planner for de outra marca ou modelo, as estratégias que iremos compartilhar podem ser adaptadas às suas necessidades pessoais. O mais importante é encontrar um método que funcione para você e que o ajude a manter-se organizado e produtivo em suas atividades diárias.
Identifique seu Planner.
É fundamental que você identifique o seu planner para evitar possíveis perdas. Para isso, é recomendável que você coloque seus dados de contato logo no início, como endereço profissional, e-mail e telefone. Dessa forma, caso você perca o seu planner, a pessoa que o encontrar poderá entrar em contato com você para devolvê-lo. Uma dica interessante é utilizar o campo para recompensa, presente em alguns modelos de planner, como o da marca Cícero. Essa possibilidade de recompensa pode servir como um incentivo para que a pessoa que encontrou o seu planner entre em contato e faça a devolução.
Além disso, alguns planners contam com uma página completa dedicada exclusivamente para identificação pessoal, onde é possível preencher campos como nome completo, tipo sanguíneo, documentos, e-mail, redes sociais, telefone, plano de saúde, médicos, alergias, dados bancários e telefones importantes. Essa é uma opção interessante para quem deseja manter todas as informações pessoais em um só lugar e de forma organizada. No entanto, é importante ter cuidado ao preencher essas informações e garantir que o seu planner esteja sempre em um local seguro.
Visão Anual
O campo Visão Anual é uma ferramenta essencial para a organização e planejamento do seu ano, permitindo que você visualize todas as datas importantes de uma só vez. Com uma lista contendo todos os dias do ano, cada um com uma linha, há diversas formas de aproveitar essa funcionalidade.
Além de anotar eventos e datas importantes, como feriados, aniversários, reuniões e eventos, é possível também definir datas limites para começar ou terminar suas metas e objetivos. Utilizar um sistema de cores pode facilitar ainda mais a visualização anual, como, por exemplo, usar cores diferentes para os dias de folga e feriados, facilitando identificar os períodos de descanso e lazer.
O campo Visão Anual é uma ferramenta essencial para visualizar rapidamente o ano todo e se antecipar a datas importantes, prazos e metas. Com ele, é possível personalizar sua organização e planejamento de acordo com suas necessidades e preferências, permitindo que você mantenha o controle do seu tempo e evite imprevistos. Ter uma visão completa do seu ano em um só lugar pode facilitar muito a sua vida e garantir que você esteja sempre preparado para lidar com todas as demandas que surgirem.
Objetivos do seu ano.
O campo Objetivos para o ano no planner é uma ótima ferramenta para definir metas claras e específicas nas áreas de Qualidade de Vida, Pessoal, Relacionamento e Profissional. Para garantir que essas metas sejam alcançáveis e relevantes, é importante utilizar a metodologia SMART, que significa Específico, Mensurável, Atingível, Relevante e Temporal.
Por exemplo, na área de Qualidade de Vida, um objetivo SMART poderia ser “Fazer pelo menos 30 minutos de exercício físico todos os dias durante o próximo trimestre”. Esse objetivo é específico (30 minutos de exercício físico diário), mensurável (30 minutos), atingível (realizável em um trimestre), relevante (melhora a qualidade de vida) e temporal (durante o próximo trimestre).
Já na área profissional, um objetivo SMART poderia ser “Aumentar a produtividade em 20% até o final do semestre, utilizando ferramentas de gestão de tempo e priorização de tarefas”. Esse objetivo é específico (aumentar a produtividade em 20%), mensurável (20%), atingível (utilizando ferramentas específicas), relevante (impacta diretamente no desempenho profissional) e temporal (até o final do semestre).
Ao utilizar a metodologia SMART para definir seus objetivos no planner, você terá metas mais claras e alcançáveis, além de uma maior motivação para alcançá-las. Caso deseje se inteirar mais sobre o tema, no livro “Mais Rápido e Melhor” o professor Charles Duhigg dedica todo o quarto capitulo a esta metodologia de definição de metas.
Planejamento Anual
Nessa área é possível organizar suas metas e objetivos para cada mês do ano de forma prática e eficiente. Cada página contém três colunas, uma para cada mês, com espaço suficiente para estabelecer metas e objetivos específicos para cada período.
Como citamos anteriormente, uma das metodologias que podem ser utilizadas para estabelecer metas e objetivos é a SMART. Por exemplo, se o seu objetivo para o mês de janeiro é aumentar suas vendas, você pode estabelecer uma meta SMART como “aumentar as vendas em 20% até o final do mês, por meio de uma campanha de marketing digital direcionada para o público-alvo”.
Outra metodologia que pode ser usada é a metodologia OKR. Nessa abordagem, você define um objetivo geral e, em seguida, determina os resultados-chave que devem ser alcançados para atingir esse objetivo. Por exemplo, se o seu objetivo para o mês de fevereiro é melhorar o atendimento ao cliente, você pode estabelecer um objetivo geral como “aumentar a satisfação do cliente em 25% até o final do mês” e, em seguida, determinar os resultados-chave, como “reduzir o tempo médio de espera na fila de atendimento em 50% e aumentar o número de avaliações positivas em 30%”.
A metodologia GROW também pode ser útil para estabelecer metas e objetivos específicos para cada mês do ano. Nessa abordagem, você define um objetivo específico, avalia a situação atual, explora as opções disponíveis e determina o caminho a seguir. Por exemplo, se o seu objetivo para o mês de março é aprimorar suas habilidades de comunicação, você pode começar avaliando suas habilidades atuais, pesquisando opções para aprimorá-las e, em seguida, decidindo qual caminho seguir, como participar de um curso de oratória ou praticar diariamente em casa. No planner você pode tomar nota apenas das etapas do GROW:
- Objetivo: Aprimorar habilidades de comunicação
- Situação atual: Falta de confiança ao falar em público
- Opções disponíveis: Participar de um curso de oratória ou praticar diariamente em casa
- Caminho a seguir: Decidir qual opção escolher e colocá-la em prática.
Independentemente da metodologia utilizada, o planejamento anual do planner da marca Cícero é uma ótima ferramenta para organizar suas metas e objetivos para cada mês do ano. Com as colunas estreitas, é possível ter uma visão geral de suas metas e objetivos para o ano inteiro, tornando mais fácil acompanhar o progresso ao longo do tempo.
Planejamento Financeiro
O planner também tem um espaço para você planejar seu orçamento. São duas páginas com uma tabela simples que mostra o mês, a entrada, os gastos e o balanço. Essa tabela não serve para você registrar todas as suas despesas, mas sim para você ver de forma rápida quanto você ganhou e gastou em cada mês.
Assim, você pode ter uma ideia de como está sua situação financeira e se precisa economizar ou investir mais. Por exemplo, se você vê que em um mês você gastou mais do que ganhou, pode rever seus hábitos de consumo e cortar gastos desnecessários. Ou se você vê que em um mês você teve uma entrada extra, pode aproveitar para guardar uma parte na poupança ou fazer algum investimento
O miolo do seu Planner Semanal
O miolo do planner semanal é uma ferramenta poderosa para quem busca mais organização e produtividade em sua rotina diária. Ele apresenta um calendário mensal de duas páginas onde você pode anotar compromissos, datas importantes e eventos relevantes. É importante atualizá-lo regularmente para planejar suas atividades.
Além disso, o planner semanal também possui páginas diárias divididas em três ou quatro dias por página (sábados e domingos ficam agrupados na mesma linha). Essas páginas fornecem espaço suficiente para anotar tarefas e compromissos diários e planos de ação para alcançar metas.
Para utilizar o planner semanal de forma eficiente, crie uma rotina diária de planejamento. Reserve um tempo todas as manhãs para revisar sua agenda e priorizar as tarefas mais importantes do dia. Atualize o diário de bordo ao longo do dia com o que foi cumprido e o que ainda precisa ser realizado.
Outra dica é separar um espaço no planner semanal para anotar metas de curto e longo prazo. Aqui utilizamos os finais de semana para fazermos esse balanço. Divida essas metas em tarefas menores distribuídas nas páginas diárias do planner para ter um acompanhamento claro do progresso e ajustar estratégias conforme necessário.
Em resumo, ao utilizar as páginas mensais e diárias, bem como o diário de bordo e as metas, é possível ter uma visão clara da agenda e dos objetivos, tornando o planejamento mais eficiente
Dicas para utilizar o planner de forma eficiente
Para utilizar o planner de forma eficiente e alcançar suas metas, é importante seguir algumas dicas. Primeiro, mantenha o planner sempre por perto para anotar ideias e tarefas que surgirem ao longo do dia. Reserve um tempo para planejar e definir as tarefas e prioridades diárias. É importante estabelecer prioridades na execução das atividades para garantir que as tarefas mais importantes sejam concluídas primeiro.
Seja realista com as metas estabelecidas no planner. Definir objetivos impossíveis de serem alcançados pode gerar frustração. É preciso definir metas desafiadoras, mas alcançáveis.
Utilize cores e adesivos para tornar o planner mais atraente e organizado. Use cores diferentes para separar as tarefas por categoria e adesivos para destacar tarefas importantes ou datas comemorativas.
Por fim, não se esqueça de reservar momentos de descanso e lazer no planner. Isso ajuda a manter o equilíbrio entre trabalho e vida pessoal e contribui para a motivação e bem-estar.
Conclusão
Utilizar um planner pode ser uma ótima forma de se organizar e aumentar a produtividade no dia a dia. É importante escolher um modelo que atenda às suas necessidades e utilizar as dicas apresentadas para uma utilização eficiente. Lembre-se de que o mais importante é manter o foco nas metas estabelecidas e se dedicar para alcançá-las.
FAQs:
- Posso utilizar o planner para planejar atividades pessoais e profissionais? Sim, o planner pode ser utilizado para planejar todas as atividades do seu dia a dia, sejam elas pessoais ou profissionais.
- Qual é o tamanho ideal do planner? O tamanho ideal do planner depende das suas necessidades e da forma como você irá utilizá-lo. É importante considerar o espaço disponível e o tipo de atividades que serão planejadas.
- Como escolher o estilo do planner? O estilo do planner deve ser escolhido de acordo com as suas preferências pessoais. É importante escolher um modelo que tenha uma aparência agradável e que você goste de utilizar.
- É preciso utilizar adesivos e cores no planner? Não é obrigatório utilizar adesivos e cores no planner, mas isso pode torná-lo mais organizado e atraente visualmente. É uma opção interessante para quem gosta de personalizar o seu planner.
- Como manter a motivação ao utilizar o planner? Para manter a motivação ao utilizar o planner, é importante definir metas desafiadoras, mas alcançáveis. Também é fundamental reservar momentos de descanso e lazer no planner e acompanhar o progresso regularmente.
